No mundo empresarial, o planejamento e controle de custos são essenciais para a sustentabilidade financeira de um negócio. O custo de um colaborador, frequentemente, vai além do seu salário bruto e pode impactar significativamente o orçamento de uma empresa. Para garantir uma gestão eficiente, é fundamental compreender como calcular os custos totais de um funcionário. A seguir, abordaremos um passo a passo de como fazê-lo.
1. Salário Bruto
O ponto de partida para calcular o custo de um funcionário é o salário bruto – o montante acordado entre empregador e empregado antes das deduções fiscais e contribuições.
2. Encargos Sociais
Primeiramente, é crucial entender que ao contratar um colaborador, não estamos apenas acertando um salário e definindo funções, afinal estamos adentrando uma complexa rede de responsabilidades definidas por legislações trabalhistas.
Em outras palavras, com cada novo membro na equipe, surge um conjunto de encargos sociais que não podem ser negligenciados.
Os Principais Encargos Sociais no Brasil
A princípio, pode parecer um emaranhado de regras e porcentagens, mas é essencial ter clareza sobre os principais encargos sociais que existem no nosso país, isto é, os pilares financeiros que impactam diretamente o orçamento empresarial ao contratar.
Em primeiro lugar, temos:
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) : Conforme a legislação vigente, este encargo corresponde a 8% do salário bruto do empregado, uma contribuição significativa que serve de seguro para o trabalhador.
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): A contribuição para este varia, mas é provável que chegue até 20% sobre o total da folha de pagamento, dependendo da faixa salarial.
3. Benefícios
Estes são acordados no momento da contratação e podem incluir:
- Vale-Transporte: Cobertura de gastos com transporte público.
- Vale-Refeição ou Alimentação: Subsídios diários para refeições.
- Assistência Médica e Odontológica: Planos de saúde e/ou odontológicos oferecidos pela empresa.
Você pode conferir outros benefícios clicando aqui.
4. Férias e 13º Salário
Todo empregado tem direito a férias remuneradas e ao 13º salário. Estes devem ser considerados no cálculo anual:
- Férias: Corresponde a 1/12 do salário por mês trabalhado.
- 13º Salário: Divide-se o salário bruto por 12 e multiplica-se pelo número de meses trabalhados.
5. Treinamento e Desenvolvimento
Custos com treinamentos, cursos e capacitações devem ser inclusos se a empresa investe na formação contínua de seus funcionários. Se você deseja ler mais sobre o tema, confira este artigo completo que preparamos exclusivamente para você.
6. Custos Indiretos
Em síntese, estes custos incluem elementos como:
- Infraestrutura: Espaço físico, energia, água, internet e materiais de escritório.
- Equipamentos: Computadores, softwares e ferramentas específicas para a função desempenhada.
- Despesas Administrativas: Processos de recrutamento, seleção e desligamento.
Como Calcular:
- Some o salário bruto com todos os encargos sociais.
- Adicione os benefícios.
- Acrescente as despesas com férias e 13º salário.
- Inclua os gastos com treinamento e desenvolvimento.
- Adicione os custos indiretos.
Portanto, agora, você tem o custo total mensal e anual de um funcionário.
Qual o custo mensal de um colaborador? (Exemplos)
O valor do salário do funcionário = o valor do salário – INSS
O INSS é descontado do funcionário, pois é ele quem paga. A responsabilidade da empresa é o FGTS. Contudo, quem paga a guia do INSS é a empresa por conta que o desconto é ocorrido na folha de pagamento.
Salário = R$ 1.320,00
INSS = R$ 99,00
Total a pagar para o colaborador: R$ 1.320,00 – R$ 99,00 = R$1.221,00
Serão geradas duas guias:
- FGTS 8% = R$ 105,60
- INSS = R$ 99,00
Custo mensal do funcionário = 1.221,00 + 204,60 = R$1.425,60
Férias
Após 12 meses de serviço prestados para a empresa, o funcionário tem direito a 30 dias de férias. Contudo, também é descontado o INSS.
Valor: Salário + ⅓ do salário relativo às férias.
Férias = 1.320,00 + 440,00 = 1.760,00
INSS = R$ 138,60
Total a pagar para o colaborador: R$ 1.760,00 – R$ 138,60 = R$ 1.621,40
Serão geradas duas guias:
- FGTS 8% = R$ 140,80
- INSS = R$ 138,60
Custo férias do funcionário = 1.621,40 + 279,40= R$1.900,80
13º Salário
É devido no final do ano um salário a mais para o funcionário.
Salário = R$ 1.320,00
INSS = R$ 99,00
Total a pagar para o colaborador: R$ 1.320,00 – R$ 99,00 = R$1.221,00
Serão geradas duas guias:
- FGTS 8% = R$ 105,60
- INSS = R$ 99,00
Custo 13º salário do funcionário = 1.221,00 + 204,60 = R$1.425,60 (*2 vezes este valor)
- Em dezembro, além de pagar o mês referente a 12 daquele ano, também irá pagar 1 salário a mais de décimo terceiro.
- Caso o profissional tenha começado a trabalhar durante o ano, divide-se o salário bruto por 12 e multiplica-se pelo número de meses trabalhados.
A importância da contabilidade na gestão de custos de um funcionário
Em primeiro lugar, muitos veem a contabilidade principalmente como uma mera ferramenta de registro e reporte financeiro. No entanto, é provável que essa visão esteja subestimando o real potencial desta área. Em outras palavras, a contabilidade, acima de tudo, é uma bússola estratégica que guia a tomada de decisões, planejamento e gestão eficaz de custos.
A Contabilidade Além do Registro Financeiro
De fato, a contabilidade desempenha um papel que vai muito além dos tradicionais livros contábeis. Enquanto muitos se concentram em sua função de reportar finanças, ela, ademais, serve como um instrumento crucial para os líderes empresariais. Ao passo que proporciona insights valiosos, permite uma gestão eficaz dos recursos, principalmente quando nos referimos à gestão de custos de um funcionário.
Por que a Contabilidade é Central na Gestão de Custos de um Funcionário?
Em primeiro lugar, ao se aprofundar na gestão de custos relacionados a um funcionário, torna-se inegavelmente claro que a contabilidade ocupa um lugar de destaque. Isso ocorre porque, por meio dela, é viável identificar e compreender minuciosamente todos os gastos associados a cada membro da equipe.
Estamos falando não apenas de salários e benefícios, mas também de treinamentos, capacitações e outros investimentos pertinentes. Dessa maneira, uma contabilidade eficaz e meticulosa assegura que cada investimento realizado em um colaborador traga o retorno almejado para a empresa.
Além disso, ela auxilia os gestores, de maneira idêntica, a otimizar recursos e, sobretudo, identificar áreas que necessitam de melhorias ou ajustes.
1. Visão Holística dos Custos
Além do salário bruto, um funcionário representa vários outros custos para uma empresa: encargos, benefícios, treinamentos, entre outros. A contabilidade ajuda a identificar e categorizar cada um desses custos, oferecendo uma imagem clara e completa das despesas associadas a cada colaborador.
2. Compliance e Regulamentações
Os aspectos trabalhistas são pautados por uma série de leis e regulamentações que impõem obrigações fiscais e previdenciárias às empresas. A contabilidade garante que todos os encargos sejam adequadamente calculados e pagos, evitando multas, penalidades e litígios trabalhistas.
3. Planejamento e Orçamento
Através da contabilidade, os gestores podem planejar orçamentos futuros com base nos custos atuais e projeções. Isso é fundamental para determinar a capacidade de contratação, expansão ou necessidade de reestruturação.
4. Avaliação de Performance Financeira
A análise contábil permite avaliar se o investimento em um colaborador está gerando retorno para a empresa. Por exemplo, através da contabilidade gerencial, pode-se medir o custo de um vendedor versus sua contribuição em vendas, ajudando a decidir se tal investimento é justificado.
5. Tomada de Decisão Estratégica
Informações contábeis bem organizadas fornecem insights valiosos para decisões estratégicas. Se os custos com funcionários estão elevados, pode ser hora de considerar automações, reestruturações ou capacitações que aumentem a produtividade.
6. Transparência para Stakeholders
Acionistas, investidores e outras partes interessadas necessitam de informações claras sobre os custos operacionais de uma empresa. A contabilidade proporciona essa transparência, mostrando como os recursos estão sendo alocados e gerenciados.
7. Apoio na Negociação Coletiva
Em primeiro lugar, é imperativo compreender o papel significativo que a contabilidade desempenha nas negociações sindicais e acordos coletivos. Afinal, a tomada de decisões em tais cenários não se baseia apenas em argumentos ou reivindicações.
Ao contrário, exige informações detalhadas, precisas e, acima de tudo, confiáveis. Antes de mais nada, e antes que qualquer discussão comece, as empresas precisam estar armadas com informações concretas. E é aqui que entram as informações contábeis.
Traduzindo Dados Contábeis em Argumentos Negociais
Em primeiro lugar, conforme avançamos nas complexidades das negociações coletivas, torna-se evidente que os números não só falam, mas fazem-se ouvir de forma enfática. De fato, informações contábeis vão muito além de simples registros em um livro; elas são, acima de tudo, ferramentas estratégicas que revelam, com precisão, a situação financeira de uma empresa.
Confira nossas últimas postagens:
- Lucro Real x Simples Nacional: qual a diferença e quando mudar?
- Razão social: o que é, para que serve e como escolher?
- Transformar MEI em LTDA: como fazer e quando fazer?
- Como abrir CNPJ para psicólogo?
- PJ tem direito a férias? Entenda como funciona
Sobre a Contajá
Por fim, A Contajá é uma das líderes em contabilidade online na América Latina, oferecendo serviços simplificados e eficientes para mais de 10.000 empreendedores desde 2016. Nossa missão? Descomplicar a contabilidade deixando a burocracia por nossa conta, dando a você mais tempo para se concentrar em crescer seu negócio.
Em nossa plataforma, você terá acesso a um time de contadores online especializados, prontos para lhe atender com humanidade, empatia e rapidez, sendo a transparência uma de nossas prioridades: todas as declarações mensais obrigatórias e documentos contábeis são entregues de forma clara e acessível por nossa equipe.
Com a Contajá, abrir empresa, trocar de contador e gerir sua contabilidade nunca foi tão fácil – e acessível. Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como nossa contabilidade online pode mudar o rumo do seu empreendimento.
